Quy trình chung như sau:

1. Sửa soạn và thu thập tài liệu giấy, gỡ kim bấm, mở gáy, làm sạch, phân loại tài liệu, hiện vật,….

2. Quét tài liệu bằng các loại công cụ scan như máy scan văn phòng, máy scan chuyên dụng, scan 3d, điện thoại có phần mềm scan chuyên dụng… Hình quét có thể ở dưới dạng màu, trắng đen, màu xám, với kích cỡ và độ phân giải khác nhau, tùy mục đích sử dụng và lưu trữ. Các máy scan chuyên dụng/phần mềm scan chuyên dụng sẽ cho phép định nghĩa trước các đặc tính của hình ảnh scan nhằm thống nhất định dạng hình ảnh đầu ra của cả tổ chức/ cả quy trình.

3. Phân loại tài liệu tự động: Các giải pháp scan chuyên dụng có thể hỗ trợ thiết lập các cách nhận dạng và phân loại tài liệu tự động (VD: qua nhận đang barcode, nhận dạng cấu trúc tài liệu)

4. Trích lục thông tin tự động, bán tự động hoặc thủ công. Các giải pháp scan chuyên dụng tự động chuyển hình ảnh quét thành các tài liệu pdf searchable; và tự động trích lục thông tin trên tài liệu vào các trường thông tin được định nghĩa trước. Các công nghệ đứng đằng sau quá trình này là OCR, OMR, ICR. Độ chính xác của việc nhận dạng và trích lục có thể lên đến 99%, tùy loại chữ in/viết trên tài liệu. Tuy nhiên, dạng công nghệ dạng này chưa thể áp dụng thành công cho mọi loại tài liệu. Ví dụ, tài liệu chứa chữ viết tay Tiếng Việt sẽ khó có thể được nhận dạng và trích lục thành công bằng các giải pháp hiện có trên thị trường.

5. Trong trường hợp dữ liệu không được nhận dạng tự động, chúng ta sẽ cần can thiệp của con người. Công việc này gọi là nhập liệu. Và việc nhập liệu này có thể được hỗ trợ bởi chương trình nhập được tích hợp rất nhiều tính năng. Tất cả nhằm giúp cho người nhập  liệu không mắc sai sót, cũng như nhập nhanh và hiệu quả nhất.

6. Đối chiếu, so sánh dữ liệu, kiểm tra chất lượng.

7. Xuất dữ liệu/input vào hệ thống: dữ liệu số sau khi số hóa tài liệu cần được lưu trữ ở một nơi nào đó. Thông thường các tổ chức sẽ có nhu cầu xây dựng một thư viện số – còn gọi à Electronic Document Management System. Thư viện này cho phép lưu trữ hình ảnh, meta data, cho phép tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, dữ liệu khi mong muốn.

8. Các tài liệu giấy sau đó sẽ được sắp xếp lại và đưa vào kho lưu trữ, hoặc hủy bỏ.

Mục tiêu chính của việc số hóa:

• Bảo tồn và bảo quản: Giảm thiểu sự hao mòn của các tài liệu, hiện vật gốc do tác động của thời gian, môi trường và việc tiếp xúc trực tiếp.
• Tăng cường khả năng tiếp cận: Giúp công chúng, nhà nghiên cứu, học sinh, sinh viên dễ dàng tiếp cận và khai thác thông tin về di sản văn hóa mọi lúc, mọi nơi.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Giúp các bảo tàng, cơ quan quản lý dễ dàng quản lý, tìm kiếm, đối chiếu và thống kê thông tin về tài liệu, hiện vật.
• Phục vụ công tác nghiên cứu và giáo dục: Cung cấp nguồn tài liệu phong phú và đa dạng cho các hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập.
• Quảng bá và giới thiệu di sản: Tạo ra các hình thức trưng bày trực tuyến, tham quan ảo, ứng dụng tương tác để giới thiệu di sản văn hóa một cách hấp dẫn và sinh động hơn.
• Phát triển du lịch văn hóa: Thu hút du khách thông qua các trải nghiệm số hóa độc đáo về di tích, bảo tàng.

Tóm lại, số hóa tài liệu, hiện vật, cổ vật, di tích, bảo tàng là một quá trình quan trọng và cần thiết trong việc bảo tồn, phát huy giá trị di sản văn hóa trong kỷ nguyên số.