Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage và cá nhân Facebook

Fanpage Facebook phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau từ bán hàng online, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, mặt hàng khác nhau hay trao đổi những thông tin và kiến thức. Để tăng sự tương tác giữa người dùng với Fanpage mà các bạn có thêm mục điều chỉnh tin nhắn và cài đặt tin nhắn tự động trên Fanpage khi quý khách hàng, người like Fanpage có nhu cầu tư vấn. Facebook cho phép các bạn tạo trước câu trả lời tự động khi mà chúng ta không onl để trả lời cho khách hàng. Điều này sẽ cũng giúp “giữ chân” khách hàng hơn, thay vì khi họ đặt câu hỏi mà bên Fanpage lại không có lời phản hồi ngay lập tức. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập tin nhắn tự động trên Fanpage Facebook.

1. Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage

a. Cài đặt – quản lý tin nhắn Fanpage

Bước 1:

Các bạn truy cập vào Fanpage đang quản lý rồi click vào mục Cài đặt ở giao diện bên trên.

Bước 2:

Chuyển sang giao diện mới các bạn nhấn chọn mục Nhắn tin. Nhìn sang nội dung ở bên phải sẽ thấy có 03 phần. Trước hết các bạn tiến hành điều chỉnh tại Cài đặt chung.

Bước 3:

Trong phần Cài đặt chung có 03 tùy chọn khác nhau như hình phía dưới đây. Ở từng mục đều có nội dung giải thích rất chi tiết để các bạn được biết. Tốt nhất các bạn nên chuyển sang chế độ On (Bật) để tăng sự tương tác hơn với khách hàng. Nhấn tiếp vào nút Thay đổi ở phía bên dưới.

Lưu ý: mục 3 trong phần Cài đặt chung sẽ phụ thuộc vào loại Fanpage mà các bạn đang quản lý là gì mà sẽ có hay không. Với các Fanpage kinh doanh thì sẽ hiển thị thêm phần tùy chọn này.

Bước 4:

Kết quả hiển thị danh sách những câu hỏi khi khách hàng gửi tin nhắn đến cho Fanpage. Các bạn nhấn biểu tượng thùng rác để xóa những câu hỏi sẵn có nếu như không muốn sử dụng. Nhấn Thêm câu hỏi ở bên dưới để các bạn tự nhập câu hỏi của mình tới nhóm khách hàng cần tư vấn.

Các bạn sẽ nhìn thấy câu hỏi xem trước ở phía bên trên. Nhấn Lưu ở phía bên dưới để lưu thay đổi.

Kết quả là khi người khác mở giao diện tin nhắn trên Fanpage sẽ hiển thị những câu hỏi như dưới đây.

b. Cách tạo tin nhắn trả lời tự động cho Fanpage

Bước 1:

Chuyển sang mục Hỗ trợ phản hồi. Sau đó các bạn sẽ thiết lập lời chào trên Messenger khi mà có người nhắn tin cho các bạn. Chuyển sang chế độ Bật, sẽ thấy tin nhắn trả lời mà Facebook đã soạn sẵn. Nhấn tiếp vào nút Thay đổi.

Bước 2:

Hiển thị giao diện để các bạn thay đổi lại tin nhắn khi mà có khách hàng lần đầu tiên chat với Fanpage. Tin nhắn tự động sẽ hiện tên người gửi tin nhắn tới Fanpage. Nếu các bạn muốn thay đổi nhấn vào Tùy chỉnh tin trả lời.

Thường thì các bạn nên chọn Họ tên người nhận. Sau khi chỉnh sửa xong nội dung các bạn tiếp tục nhấn Lưu ở bên dưới để lưu lại thay đổi.

Bước 3:

Quay lại nội dung đầu tiên các bạn nhấn Đi tới Tin trả lời tự động để phản hồi lại câu hỏi của khách hàng khi các bạn không online, vắng mặt.

Bước 4:

Ngay sau đó người dùng sẽ được chuyển qua giao diện hoàn toàn mới. Tại đây các bạn nhìn sang cột Phản hồi tự động rồi nhấn tiếp vào mục Chào khách hàng, rồi bật tiếp vào Tin nhắn vắng mặt.

Tin nhắn vắng mặt hiển thị với mọi người khi các bạn chuyển sang chế độ vắng mặt. Khi này quản lý Fanpage có thể đặt Trang ở chế độ vắng mặt trong phần Hồ sơ, hay lên lịch vắng mặt mỗi ngày. Nhấn vào nút Chỉnh sửa bên dưới.

Bước 5:

Hiển thị giao diện để các bạn điều chỉnh lịch trình hoạt động của Trang cũng như thời gian vắng mặt để trả lời tự động khi mà có người nhắn tin tới. Nếu mà muốn thêm khoảng thời gian khác thì chỉ cần nhấn Thêm thời gian bên dưới. Chẳng hạn với ví dụ sau đây sẽ chọn vắng mặt từ 22h đêm hôm trước đến 7h sáng hôm sau.

Bước 6:

Tiếp xuống phần Nhắn tin các bạn tiến hành điều chỉnh lại phần tin nhắn trả lời tới khách hàng khi quản lý Trang không online. Cũng nhấn vào mục Tùy chỉnh tin trả lời.

Xuất hiện bảng để người dùng có thể điều chỉnh nội dung cho tin nhắn phản hồi.

Các bạn điều chỉnh lại tin nhắn rồi xem trước ở phần giao diện bên cạnh. Khi đã ưng ý thì cần nhấn nút Lưu ở bên trên.

Bước 7:

Trong trường hợp các bạn online nhưng vẫn chưa kịp trả lời khách hàng thì sử dụng tùy chọn Tin nhắn trả lời nhanh. Tin nhắn trả lời nhanh chỉ áp dụng khi các bạn online. Nếu Trang ở chế độ vắng mặt theo đúng như lịch đã lên, mà các bạn có bật trả lời nhanh thì khi này khách hàng sẽ nhận được tin nhắn vắng mặt.

Nhấn vào nút Chỉnh sửa ở phía bên dưới để thay đổi nội dung tin nhắn.

Các bạn cùng soạn nội dung tin nhắn trả lời nhanh rồi xem trước ở phần giao diện bên cạnh. Nhấn Lưu để lưu lại.

Kết quả khi mà có người nhắn tin tới Trang nếu các bạn trong thời gian hoạt động sẽ tự động gửi tin nhắn trả lời nhanh như hình dưới đây.

c. Sử dụng tin nhắn trả lời sẵn cho Fanpage

Tính năng này của Fanpage giúp các bạn tiết kiệm thời gian với các câu trả lời mà các bạn đã tạo sẵn trước đó để phù hợp với câu hỏi của khách hàng.

Bước 1:

Trong phần giao diện của Trang các bạn nhấn vào mục Hộp thư. Sau đó nhấn tiếp vào tin nhắn bất kỳ có trong Trang. Tiếp đến thì nhấn vào biểu tượng Chèn tin trả lời lưu sẵn.

Bước 2:

Để thêm câu trả lời mới thì nhấn vào Quản lý câu trả lời.

Sau đó các bạn nhấn tiếp vào Tạo câu trả lời để nhập câu trả lời mới.

Bước 3:

Tiếp đến các bạn sẽ nhập tiêu đề trả lời tin nhắn sau đó nhập nội dung bên dưới. Cũng sẽ có phần điều chỉnh lại tin nhắn soạn sẵn. Nhấn Lưu ở bên dưới để lưu lại. Nhấn Xong để thoát khỏi giao diện. Như vậy khi có khách hàng hỏi các bạn có câu trả lời như đã soạn sẵn thì các bạn chỉ cần nhấn chọn để sử dụng là được.

Nếu muốn xóa câu trả lời sẵn này các bạn cũng truy cập vào giao diện Quản lý câu trả lời rồi nhấn tiếp vào câu trả lời muốn xóa và nhấn nút Xóa là xong.

>>Xem thêm: Nên chạy quảng cáo google ads hay facebook ads

2. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng

Mẫu 1: Hỏi về giá bán

Trả lời: Chào bạn, giá của sản phẩm bên mình có giá xxx, hiện tại sản phẩm bên mình đang có chương trình khuyến mãi,…

Mẫu 2: Sản phẩm có ưu điểm gì nổi bật?

Trả lời: Chào bạn, với một số tính năng nổi bật của sản phẩm như dưỡng da trắng hồng, trị mụn nám và tàn nhang,… Các vấn đề về da sẽ được cải thiện, không cải thiện sẽ được hoàn tiền ạ. ( Ghi các đặc điểm, tính ưu việt của sản phẩm)

Mẫu 3: Chính sách bảo hành của sản phẩm

Trả lời: Chào bạn, sản phẩm được công ty bảo hành trong vòng 12 tháng,… bạn nhé. (Các bạn ghi đúng thời gian và chính sách của sản phẩm mà mình bán)

Mẫu 4: Địa chỉ cửa hàng của shop ở đâu ạ?

Trả lời: Chào bạn, cửa hàng của mình có cơ sở tại…(Các bạn nên ghi rõ các cơ sở của shop mình kèm theo SĐT từng cơ sở).

Mẫu 5: Mua sản phẩm bên shop có được miễn ship không?

Trả lời: Chào bạn, nếu hóa đơn trên 500k và chuyển khoản trước thì bên mình sẽ miễn ship ạ. (Các bạn trả lời theo chính sách của shop).

3. Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Facebook cá nhân

Ngoài ra, nếu các bạn mà không có Fanpage Facebook, các bạn vẫn có thể tự tạo CHATBOT riêng cho trang cá nhân Facebook của mình.

Bước 1: Tải Extension Monokai Toolkit về máy tính của các bạn theo đường link bên dưới, sau đó thì nhấn chuột phải để giải nén thư mục ra nhé.

Link tải về: Extension Monokai Toolkit

Bước 2: Mở Google Chrome -> Chọn vào menu 3 chấm ở bên trên góc phải màn hình -> Chọn tiếp Công cụ khác -> Tiện ích mở rộng.

Bước 3: Tab Tiện ích xuất hiện, các bạn chọn vào mục Tải tiện ích đã giải nén rồi chọn file đã giải nén ra ở bước 1.

Bước 4: Sau đó, các bạn vào Facebook, chọn vào biểu tượng của Monokai Toolkit trên thanh công cụ và nhấn vào cần gạt Tự động trả lời tin nhắn -> xong nhấn Quản lý tất cả tính năng.

Bước 5: Cửa sổ mới sẽ xuất hiện, các bạn nhìn vào khung menu bên tay trái, các bạn chọn vào mục Tự động trả lời tin nhắn -> Quản lý hành động.

Bước 6: Các bạn chỉ cần điền nội dung mà các bạn muốn CHATBOT tự động trả lời, xong nhấn Thêm hành động là xong nhé.

Và đây là thành quả nè.

Lời Kết

Trên đây là tất cả các thiết lập tin nhắn trả lời tự động cho Fanpage Facebook và Facebook cá nhân, tin nhắn trả lời nhanh và tin nhắn trả lời tự động khi Fanpage không online. Những câu phản hồi lại khách hàng đều có thêm phần tùy chỉnh để các bạn thay đổi lại nội dung sao cho đúng với nhu cầu của người quản lý Trang.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

>>Xem thêm: Dịch vụ quảng cáo Google Adwords của BICTweb

Anh Thảo